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だれが担当しても同じスピードで同じ品質のアウトプットを出せるようにしたい。管理者であれば、このような要望を持たれると思います。しかし、実態は業務が複雑化して人に依存している状況ではないでしょうか?
人が変わればアウトプットの品質が変わってしまう。悪くすれば、特定の人にしかできない業務がある。できる人にシゴトが集中していまい社員の業務量にバラつきがある。
ビジネスの環境が変化し、顧客のニーズも多様化して競争が激化する中で、既存の業務をどのように改善し標準化すればよいでしょうか?
ダイテックは業務の改善と標準化活動をサポートします。

ダイテックの業務改善サポートは、業務の目的や目標の再確認からスタートし、その目的を達成するためのプロセスを一つひとつ検証していきます。こちらから改善の答えを提供するのではなく、経営者、現場の管理者、そして実務担当者と一緒に考え、答えを模索するスタイルを採用しています。実務担当者に参画していただくことで、実態に合った業務のあり方を深掘りするとともに、改善活動を「自分ごと化」する効果が期待できます。

業務改善が失敗する理由
業務改善を実施した後で想定外の問題が発生し、改善前の状態よりも悪くなってしまうことがあります。業務改善が失敗する理由はいくつかありますが、主に次の2つについては注意が必要です。

・現場の声を十分に聞かないで改善を実施する
・業務の現状を不完全に認識したまま改善を実施する
・業務改善を実施した後の他部門や協力会社への影響を考えていない

業務は多くの人と関わって成り立っています。何かを変えることによって、一見、関係なさそうな部門にも影響を及ぼすことがあります。業務が分業化されていて、業務全体を把握している人がいないことも問題の原因となっています。業務改善を実施するためには、改善による影響範囲をしっかりと見極めておく必要があります

1.現状把握と目標設定

・業務改善の目的と目標を決める
  組織が目指す姿(どうありたいのか)を定め、そこに到達する意味・動機(それはなぜか)を明確にする。
業務改善をしなければならない理由と業務改善が達成した姿を明確に描き、関係者と共有する。
(現状分析や問題点の抽出などはプロジェクトチームで実施)

2.プロジェクトチームの結成【経営層、管理者などの意思決定者】

部門横断型の業務改善プロジェクトを立ち上げる。
・プロジェクトの期間を決める
・プロジェクトの予算を決める
・プロジェクトの目的と目標(ゴール)を決める
・プロジェクトの範囲を決める
・プロジェクトのチームメンバーを決める
・プロジェクトのリーダー、補佐、事務局などの役割を決める
・プロジェクトの管理・報告体制を決める
・グランドルールを決める
・進め方を決める

3.プロジェクトの告知【経営層、管理者などの意思決定者】

・社員全員にプロジェクトの説明をする(プロジェクトのメンバーだけでなく全社員にも展開する)
・プロジェクトのチームメンバーに告知する
・チームメンバーの期待や懸念、そして感情をヒアリングする(障害となり得る要因を整理)

4.キックオフ【プロジェクトチーム】

・必要に応じてアイスブレイク(自由闊達な意見交換ができる雰囲気づくり)
・チームメンバープロジェクトの説明/グランドルールの説明
・チームメンバー間で業務上の問題点と危機意識の共有(変わらなければどうなるのか)
・チームメンバー間で業務目的と目標(ゴール)の共有(変わることでどうなるのか)
・グループワーク(共同作業を通じて関係性を促進する)

5.業務改善計画の検討・立案【プロジェクトチーム】

・業務の目的と目標を再確認(再設定)
・業務の「幹」と「枝」の仕分け
・現状業務のプロセスマップ/WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)の作成
・ムリ、ムラ、ムダの洗い出し
・廃止、単純化、変換(方法・ツールを変える)、自動化(システム化)の検討
・新しい業務プロセスの再構築(業務の標準化)
・改善実施計画書の作成&承認

6.改善の実施

・改善実施計画書に基づいて改善業務を推進
  進捗状況の定期報告および(必要に応じて)計画の見直し

7.レビュー&是正

・業務の目的と目標を再確認(再設定)
・業務の「幹」と「枝」の仕分け
・現状業務のプロセスマップ/WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)の作成
・ムリ、ムラ、ムダの洗い出し
・廃止、単純化、変換(方法・ツールを変える)の検討
・新しい業務プロセスの再構築(業務の標準化)
・改善実施計画書の作成&承認

8.業務基準書、業務マニュアルの作成

業務マニュアルは使えない!?

業務マニュアルを専門の制作会社に丸投げして作成したのに、現場では「使えない」マニュアルになってしまった。業務に詳しい社内の人が作成した業務マニュアルは、膨大なページ数になり、他の人にとっては分かりにくいものになってしまった。
業務マニュアルを作っても活用されない。業務マニュアルが実態とかい離している。こういった声をお聞きすることがあります。

どうして業務マニュアルを作っても活用されないのでしょうか?
作成する業務マニュアルが有すべき機能や、誰のために、どのような結果を得るために作成するのかが定まっていないことが大きな原因の一つだと思います。

■確認してみてください

・ 業務マニュアルの目的や目標は設定されていますか?

・ 経験、知識、期待、課題など、ターゲット読者の洞察はできていますか?

・ 目標を達成するための機能は明確になっていますか?

・ 読まれるための工夫をしていますか?

暗黙知を形式知に、属人化を属組織化に

ダイテックは、業務の標準化と業務マニュアルの制作を同時に行います。クライアント企業のメンバーと一緒に業務の改善と標準化を企画・推進し、実践的で統合された業務情報を整理して業務マニュアルに落とし込みます。参加者の知見やノウハウを会社の資産として集約し業務マニュアルに落とし込みます。
担当者は業務マニュアルの作成に携わることによって内容に精通するようになり、部下を的確に指導できるようになります。

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